Dalam proses pengadaan barang, Purchase Order (PO) menjadi salah satu dokumen penting yang digunakan perusahaan untuk melakukan pemesanan kepada supplier secara resmi. Prosesnya tidak berhenti pada pembuatan PO, tetapi dimulai dari pengajuan kebutuhan barang, persetujuan internal, pemilihan supplier, penerbitan PO, hingga barang diterima dan diperiksa oleh bagian gudang. Memahami alur purchase order dengan baik dapat membantu perusahaan mengurangi kesalahan pemesanan, menjaga pencatatan pembelian tetap rapi, dan memastikan stok yang diterima sesuai dengan kebutuhan. Lalu, bagaimana proses purchase order dari pengajuan hingga barang diterima? Simak tahapan lengkapnya berikut ini.
Apa Itu Purchase Order dan Fungsinya dalam Proses Pembelian?
Purchase Order (PO) adalah dokumen resmi yang dibuat oleh perusahaan atau bagian purchasing untuk memesan barang maupun jasa kepada supplier. Dokumen ini biasanya memuat informasi penting seperti nama barang, jumlah, harga, spesifikasi, alamat pengiriman, serta ketentuan pembayaran. Dalam proses pembelian, purchase order berfungsi sebagai acuan bagi perusahaan dan supplier agar transaksi berjalan sesuai kesepakatan. Penggunaan PO yang terstruktur juga membantu perusahaan meningkatkan kontrol pengadaan, mengurangi kesalahan pemesanan, dan mempermudah pencatatan manajemen purchasing.
- Dokumen pemesanan resmi: menjadi bukti bahwa perusahaan melakukan pemesanan kepada supplier.
- Acuan pembelian: mencatat detail barang atau jasa yang dipesan, termasuk jumlah, harga, dan spesifikasi.
- Kontrol pengadaan: membantu bagian purchasing memastikan pembelian telah melalui prosedur dan persetujuan yang ditetapkan.
- Referensi penerimaan barang: PO dapat digunakan bagian gudang untuk mencocokkan barang yang datang dengan pesanan.
- Mempermudah pencatatan: data PO dapat menjadi dasar untuk proses penerimaan barang, invoice, dan laporan pembelian.
Alur Purchase Order dari Pengajuan hingga Barang Diterima
1. Pengajuan Kebutuhan Barang
Proses purchase order biasanya dimulai ketika suatu departemen membutuhkan barang atau jasa untuk mendukung kegiatan operasional. Pengajuan dapat mencantumkan nama barang, spesifikasi, jumlah kebutuhan, waktu penggunaan, dan informasi pendukung lainnya agar bagian purchasing dapat memproses permintaan dengan tepat.
2. Pembuatan dan Persetujuan Purchase Requisition
Setelah kebutuhan diajukan, perusahaan dapat membuat Purchase Requisition (PR) sebagai dokumen permintaan pembelian internal. PR kemudian diperiksa dan diajukan untuk approval sesuai dengan kebijakan perusahaan sebelum diteruskan ke bagian purchasing untuk proses pengadaan.
3. Pemilihan Supplier dan Pembuatan Purchase Order
Bagian purchasing memilih supplier berdasarkan kebutuhan, harga, kualitas, ketersediaan, serta ketentuan pembelian yang berlaku. Setelah supplier ditentukan, purchasing membuat Purchase Order yang berisi detail pesanan dan mengirimkannya kepada supplier untuk diproses.
4. Konfirmasi dan Pengiriman Barang oleh Supplier
Supplier menerima PO kemudian melakukan konfirmasi terhadap pesanan, termasuk jumlah, harga, spesifikasi, dan jadwal pengiriman. Jika seluruh detail telah disepakati, supplier menyiapkan barang dan mengirimkannya ke alamat perusahaan sesuai jadwal yang ditentukan.
5. Pemeriksaan dan Penerimaan Barang di Gudang
Ketika barang tiba, bagian gudang melakukan pemeriksaan dengan mencocokkan barang yang diterima dengan data pada purchase order dan surat jalan. Pemeriksaan dapat mencakup jumlah, jenis, spesifikasi, kondisi, batch, hingga tanggal kedaluwarsa jika diperlukan. Setelah sesuai, barang dicatat sebagai stok masuk dan proses penerimaan barang dapat diselesaikan.
Dokumen yang Dibutuhkan dalam Proses Purchase Order
Proses purchase order melibatkan beberapa dokumen yang saling berkaitan. Kelengkapan dokumen membantu perusahaan menjaga proses purchasing tetap terkontrol, mudah ditelusuri, dan memiliki riwayat transaksi yang jelas.
- Purchase Requisition (PR) – digunakan untuk mengajukan kebutuhan barang atau jasa dari departemen internal kepada bagian yang berwenang.
- Quotation – berisi penawaran dari supplier yang dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan sebelum melakukan pemesanan.
- Purchase Order (PO) – menjadi dokumen resmi pemesanan barang atau jasa kepada supplier.
- Surat Jalan – digunakan sebagai dokumen pengiriman yang menyertai barang dari supplier menuju perusahaan.
- Goods Receipt atau Bukti Penerimaan Barang – mencatat barang yang telah diterima oleh bagian gudang setelah dilakukan pemeriksaan.
- Invoice – menjadi dokumen tagihan dari supplier yang dapat dicocokkan dengan PO dan penerimaan barang.
- Dokumen Retur – digunakan apabila terdapat barang rusak, kurang, salah spesifikasi, atau tidak sesuai dengan pesanan.
Cara Mengelola Purchase Order agar Lebih Efisien
1. Gunakan Format Purchase Order yang Terstruktur
Gunakan format PO yang mencantumkan nomor pesanan, tanggal, supplier, kode barang, nama barang, jumlah, harga, spesifikasi, alamat pengiriman, serta ketentuan transaksi. Format yang konsisten membuat proses pemeriksaan dan pencarian dokumen menjadi lebih mudah.
2. Terapkan Approval Purchase Order
Setiap purchase order sebaiknya melalui proses persetujuan sesuai batas kewenangan perusahaan. Sistem approval membantu memastikan pembelian telah diperiksa sebelum PO dikirim kepada supplier dan dapat mengurangi risiko pemesanan yang tidak sesuai kebutuhan.
3. Pantau Status Purchase Order
Perusahaan perlu mengetahui status setiap PO, mulai dari pengajuan, approval, dikirim ke supplier, dikonfirmasi, dalam proses pengiriman, hingga barang diterima. Monitoring status membantu bagian purchasing mengetahui PO yang masih berjalan atau mengalami keterlambatan.
4. Integrasikan Purchasing dengan Stok Gudang
Pengelolaan PO akan lebih efisien apabila terhubung dengan sistem inventory gudang. Ketika barang diterima, data penerimaan dapat digunakan untuk memperbarui stok sehingga perusahaan tidak perlu melakukan pencatatan secara berulang.
5. Gunakan Sistem Purchasing untuk Memusatkan Data
Penggunaan sistem purchasing dapat membantu perusahaan menyimpan data supplier, purchase requisition, purchase order, approval, penerimaan barang, hingga laporan pembelian dalam satu sistem. Dengan data yang terintegrasi, proses procurement dapat dipantau dengan lebih mudah dan risiko kesalahan pencatatan dapat diminimalkan.
Optimalkan Proses Purchasing dengan Sistem Custom SolusiTech
Pengelolaan purchase order akan semakin mudah ketika seluruh proses pengadaan terhubung dalam satu sistem. SolusiTech menyediakan layanan pembuatan sistem purchasing dan procurement custom yang dapat disesuaikan dengan alur bisnis perusahaan, mulai dari pengajuan kebutuhan, purchase requisition, approval, pemilihan supplier, pembuatan purchase order, hingga penerimaan barang dan pembaruan stok gudang.
Jika perusahaan Anda masih mengelola PO menggunakan spreadsheet atau sistem yang belum terintegrasi, saatnya menggunakan sistem purchasing custom yang sesuai dengan kebutuhan operasional. SolusiTech dapat membantu membangun sistem yang fleksibel dan terintegrasi dengan modul inventory, gudang, supplier, serta laporan pembelian. Segera hubungi SolusiTech untuk konsultasikan kebutuhan dan dapatkan solusi sistem purchasing yang sesuai dengan proses bisnis Anda.
