Dalam kegiatan operasional perusahaan, sistem purchasing memiliki peran penting untuk memastikan proses pembelian barang dan jasa berjalan terstruktur, efisien, dan sesuai kebutuhan. Namun, proses purchasing melibatkan berbagai istilah seperti Purchase Requisition (PR), Purchase Order (PO), Request for Quotation (RFQ), vendor, supplier, hingga invoice yang perlu dipahami oleh tim purchasing maupun procurement. Memahami istilah purchasing dan artinya dapat membantu perusahaan mengurangi kesalahan komunikasi serta membuat proses pengadaan lebih mudah dikontrol.
Selain berkaitan dengan pembelian, purchasing juga menjadi bagian penting dalam proses pengadaan barang perusahaan. Dengan memahami berbagai istilah dalam sistem purchasing, setiap tahapan mulai dari permintaan pembelian, pemilihan vendor, penawaran harga, pembuatan pesanan, penerimaan barang, hingga pembayaran dapat dikelola dengan lebih baik. Oleh karena itu, artikel ini akan membahas 20 istilah purchasing yang wajib dipahami beserta pengertian dan fungsinya agar dapat menjadi panduan bagi perusahaan, admin purchasing, maupun tim procurement.
Apa Itu Sistem Purchasing dan Mengapa Penting bagi Perusahaan?
Sistem purchasing adalah sistem yang digunakan perusahaan untuk mengelola seluruh proses pembelian barang dan jasa secara terstruktur, mulai dari pengajuan kebutuhan, permintaan penawaran, pemilihan vendor, pembuatan pesanan pembelian, penerimaan barang, hingga proses pembayaran. Penerapan sistem purchasing membantu perusahaan mengontrol pengadaan, mengurangi kesalahan pencatatan, memantau status pembelian, mengelola vendor, serta meningkatkan efisiensi dan transparansi proses procurement. Dengan sistem yang terintegrasi, tim purchasing dapat menjalankan proses pengadaan secara lebih cepat, akurat, dan mudah dipantau.
15 Istilah dalam Sistem Purchasing yang Wajib Dipahami
-
Purchase Requisition (PR)
Purchase Requisition adalah dokumen atau permintaan internal yang digunakan untuk mengajukan kebutuhan pembelian barang atau jasa kepada bagian purchasing. -
Purchase Order (PO)
Purchase Order adalah dokumen resmi yang diterbitkan perusahaan kepada vendor sebagai pesanan pembelian yang berisi barang, jumlah, harga, dan ketentuan pembelian. -
Request for Quotation (RFQ)
Request for Quotation adalah permintaan resmi kepada vendor atau supplier untuk memberikan penawaran harga dan informasi terkait barang atau jasa yang dibutuhkan. -
Quotation
Quotation adalah dokumen penawaran dari vendor yang berisi informasi harga, spesifikasi produk, jumlah, masa berlaku penawaran, serta ketentuan transaksi. -
Vendor
Vendor adalah pihak atau perusahaan yang menyediakan barang atau jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan dalam proses purchasing atau pengadaan. -
Supplier
Supplier adalah pihak yang memasok barang atau bahan kepada perusahaan. Dalam praktiknya, istilah supplier sering digunakan secara bergantian dengan vendor. -
Approval Purchasing
Approval purchasing adalah proses persetujuan terhadap permintaan pembelian sebelum transaksi dilanjutkan ke tahap berikutnya, seperti pemilihan vendor atau pembuatan PO. -
Lead Time
Lead time adalah waktu yang dibutuhkan sejak pesanan pembelian dibuat hingga barang atau jasa diterima oleh perusahaan. -
Goods Receipt
Goods Receipt adalah proses pencatatan penerimaan barang dari vendor untuk memastikan barang yang diterima sesuai dengan pesanan pembelian. -
Invoice
Invoice adalah dokumen tagihan yang diterbitkan vendor kepada perusahaan sebagai dasar untuk proses pembayaran atas barang atau jasa yang telah dibeli. -
Three-Way Matching
Three-Way Matching adalah proses mencocokkan Purchase Order, Goods Receipt, dan Invoice untuk memastikan data pembelian sesuai sebelum pembayaran dilakukan. -
Procurement
Procurement adalah proses pengadaan barang dan jasa secara menyeluruh, termasuk perencanaan kebutuhan, pemilihan vendor, negosiasi, pembelian, hingga evaluasi pemasok. -
Supplier Evaluation
Supplier Evaluation adalah proses penilaian kinerja supplier berdasarkan faktor seperti kualitas barang, harga, ketepatan waktu pengiriman, dan pelayanan. -
Payment Terms
Payment Terms adalah ketentuan pembayaran yang disepakati antara perusahaan dan vendor, seperti pembayaran di muka, pembayaran setelah barang diterima, atau termin tertentu. -
Purchase Approval
Purchase Approval adalah persetujuan akhir dari pihak yang memiliki kewenangan sebelum pembelian diproses atau pesanan diteruskan kepada vendor.
Bangun Sistem Purchasing Custom Sesuai Kebutuhan Bisnis
Memahami berbagai istilah dalam sistem purchasing merupakan langkah penting untuk mengelola proses pengadaan barang dan jasa secara lebih terstruktur. Namun, kebutuhan setiap perusahaan tentu berbeda, sehingga penggunaan sistem purchasing yang terlalu umum belum tentu mampu mengakomodasi seluruh alur kerja bisnis. SolusiTech menyediakan layanan pembuatan sistem purchasing custom yang dirancang sesuai kebutuhan, alur kerja, serta kebijakan perusahaan, mulai dari Purchase Requisition (PR), approval, pemilihan vendor, Purchase Order (PO), penerimaan barang, hingga laporan purchasing.
Ingin memiliki sistem purchasing yang lebih fleksibel dan terintegrasi? Percayakan pengembangannya kepada SolusiTech. Kami menyediakan solusi software purchasing full custom sehingga fitur, alur proses, hak akses, dashboard, hingga integrasi sistem dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda. Hubungi SolusiTech sekarang untuk konsultasi dan diskusikan kebutuhan sistem purchasing custom yang dapat membantu proses procurement perusahaan menjadi lebih efektif, akurat, dan mudah dikelola.
